Зберігання документів

Ви все ще вважаєте, що документи Вашої компанії зберігаються в офісі безкоштовно??? Тоді порахуйте свої витрати на місяць на:

1. Вартість оренди кв. метра офісу. / Навіть якщо це ваш власний офіс, все-одно потрібно враховувати вартість оренди, тому що ці гроші можна або просто отримати, або використовувати для робочих місць, які приносять прибуток, а не створюють витрати.
2. Кількість метрів площі офісу, де розміщені шафи або стелажі з документами. / Один стелаж-шафа займає в середньому 0,5 м2. Разом з проходами можна грубо рахувати 1м2
3. Вартість шафи-стелажа для зберігання документів.
4. Вартість сегрегаторів-тек.
5. Комунальні платежі в перерахунку на один кВ. метр.
6. Витрати на охорону, пожежогасіння в перерахунку на кВ. метр.
7. Зарплата співробітника, відповідального за документообіг. / Може бути навіть 0,5 ставки при виконанні співробітником інших обов'язків.
8. Податок на ЗП співробітника за офіційного оформлення.
9. Втрата робочого часу інших співробітників компанії на очікування необхідного документа під час його пошуку.

Отже, розглянемо приклад підрахунку вартості зберігання документів у звичайному офісі.

Як приклад візьмемо навіть невелику кампанію з незначною кількістю документів.

1. Кількість шаф стелажів з документами в організації: 10/500 справ-тек.

2. Площа під шафами: 10м2

3. Вартість оренди площі 120грн./м2 х10 = 1200 грн.

4. Комунальні платежі: 4грн./м2 = 40 грн.

5. Витрати на охорону, сигналізацію, прибирання, ін адмін.: 5грн./м2 = 50 грн.

6. Зарплата співробітника 0,2 ставки в 2500 грн.: 500 грн.

7. Податки з ЗП: 300 грн.

8. Втрати робочого часу для спрощення калькуляції враховувати не будемо. Кожен сам може додати його в розрахунок.

9. Разом мін. витрати в місяць становлять: 1200 +40 +50 +500 +30 = 2 090грн.

10. 2 090грн. х12 місяців 25 080грн./год.

Вартість шаф /стелажів вважаємо 1000 грн. / шт. = 10 000 грн.

Вартість папки-сегрегатора вважаємо 30грн./шт. = 15 000 грн.

Разом одноразові витрати складають: 25 000 грн.

Візьмемо термін амортизації шаф і папок  -  5 років.

Разом витрати за рік становлять: 25 000/5 = 5 000грн.

25 080 +5 000 = 30 000грн. на рік обходиться зберігання Ваших документів!

За 3 роки сума витрат складе 90 000 грн!

Ви могли б не купувати шафи і стелажі для документів!

Ви могли б не купувати папки-сегрегатори для документів!

Ви могли б розмістити на площі, що звільнилася, робочі місця для співробітників!

Ви могли б вимагати виконання інших функціональних обов'язків у вільний робочий час від співробітника, відповідального за документообіг!

Ми гарантуємо скорочення Ваших витрат на зберігання і управління документами мінімум у 3 рази!

Зберігаючи документи у нас, Ви обмежуєте несанкціонований доступ до них!

Ви сплачуєте за послугу зберігання документів нашій компанії та списуєте ці платежі на витрати! А також відшкодовуєте ПДВ!

Тепер Ви розумієте, чому провідні компанії світу та України обирають позаофісне зберігання своєї документації?!!

Зробіть запит менеджеру для детального прорахунку вартості Вашого проекту!
Використовуйте переваги роботи з професіоналами архівної справи!

Ми  - єдина компанія в Україні, яка надає повний спектр послуг зі зберігання та управління документацією!

Прийом документів на зберігання

Перед здачею на зберігання, документи необхідно систематизувати та упакувати в архівні короби.

Документи систематизуються або самою компанією-замовником або фахівцями УАК. Основним завданням систематизації є упорядкування справ та документів цих справ у послідовності, зручній для співробітників компанії-замовника - в хронологічному порядку або за видами документів. За результатами систематизації складається опис.

Пакування документів повинно здійснюватись згідно складеного опису. Опис містить: термін зберігання документів і найменування папок. Опис підписується замовником та фірмою-архіватором.

Для пакування наша компанія надає фірмові архівні короби. Форма і якість коробів УАК дозволяє надійно захистити Ваші документи тривалий час від пилу, світла та деформації. На кожен короб наноситься ідентифікуючий штрих-код, що відповідає опису.

Реєстрація коробів і їх вмісту

Під час прийому на депозитне зберігання, короби та їх вміст реєструються в спеціальній програмі електронного архіву. У програму вноситься найменування замовника, дата та термін розміщення, дані з опису та фактичне місце розміщення кожного короба.

За внесеними даними надалі організовується процес пошуку необхідних замовнику документів або відбираються на знищення документи, термін зберігання яких закінчився.

Упаковка в архівні короба. Штрихкодування

Упаковка документів здійснюється у фірмові короби УАК.

Короби виконані з міцного тришарового гофрованого картону, оснащені кришкою і зручними ручками. Розмір короба - 320 мм х 400 мм х 287 мм. Максимально допустима маса документів в коробі - 20 кг.

У коробах, за бажанням замовника, документи можуть зберігатися «розсипом», в архівних папках або переплетеними в справи. Крім стандартних документів на зберігання віддаються касові стрічки та цифрові носії з архівними даними.

Нашою компанією також розроблені спеціальні файлові короби, які призначені для систематизації документів в коробах. Стандартний короб УАК вміщує п'ять файлових коробів. Максимальна маса документів, що може зберігатися у файловому коробі - 4 кг. Розмір файлового короба - 70 мм (ширина) х 308 мм (довжина) х 280 мм.

Розміщення в архівосховищі УАК

Спеціалізовані архівосховища УАК відповідають всім умовам, необхідним для дбайливого зберігання Ваших документів. Зона зберігання обладнана системами вентиляції, кліматконтроля, пожежогасіння та сигналізації, ведеться цілодобове відеоспостереження і запис. Територія навколо сховища також цілодобово охороняється, вона обладнана системами відеоспостереження і запису. Доступ до архівосховища УАК має строго обмежене число співробітників. Всі вони проходять перевірку службою безпеки.

Усередині сховища документи розміщуються на стелажах, що забезпечує необхідну циркуляцію повітря між коробами. Розміщення на стелажах хаотичне, динамічне та анонімне. Це означає, що всі короби, які знаходяться у сховищі, візуально зовсім однакові. Короби кожної компанії розподілені по всьому сховищу. Крім того, протягом усього терміну зберігання, архівний короб регулярно переміщають по архівному терміналу.

Надання документації

Надавши свої документи на зберігання, Ви, як і раніше, можете їх використовувати у разі необхідності за першою вимогою. Документи можуть надаватися в оригіналах, скан-копіях і ксерокопіях, доставлятися по факсу, кур'єром або за допомогою електронної пошти. Крім того, наша компанія зможе забезпечити на території нашого архівосховища комфортабельне  приміщення для роботи з документами, обладнаного всією необхідною технікою.

 Однак є ряд заходів, дотримуючись яких ми додатково забезпечуємо конфіденційність інформації, яка зберігається у нас:

- Список посадових осіб клієнта, які мають право доступу до документів, узгоджується і надається в письмовому вигляді;

- Формат заявки на надання документів подається за підписом посадової особи клієнта та печаткою клієнта;

- Ведеться реєстрація звернень клієнта до документів в електронному та друкованому видах.

Конфіденційне знищення документів

Українська Архівна Компанія пропонує декілька програм конфіденційного знищення документів:

- Знищення документів із закінченим терміном зберігання після виконання архівного списання документації Вашого підприємства нашими архіваріусами;

- Знищення документів замовника, що знаходяться на зберіганні в архівосховищі УАК, після закінчення термінів зберігання та при наявності на це письмової заяви клієнта.

- Одноразове знищення документів за запитом замовника.

Знищення документів може бути здійснене на території замовника або на території УАК. Замовник отримує відповідний сертифікат про факт знищення.

Ми зберігаємо документи більше 150 компаній і підприємств! Це більше 400 000 папок!! Приєднуйтесь до лідерів!

Зробіть запит на розрахунок вартості зберігання для Вашої компанії та отримайте максимально вигідну пропозицію!